Política de Tratamiento de Datos Personales
1. Objeto:
La presente política de tratamiento de datos personales (en adelante la “Política de Tratamiento”) establece los términos , condiciones y finalidades bajo las cuales ECUÁNIME S.A.S. (en adelante el “Responsable del Tratamiento”), lleva a cabo la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, supresión y, en general, el tratamiento total o parcial de los datos de los titulares de los datos, sean estos clientes, proveedores, potenciales clientes o empleados, en cumplimiento de lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012,´la Ley 2300 de 2023, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que los modifiquen y/o complementen.
Al autorizar el tratamiento de sus datos personales, el titular está aceptando expresamente esta Política de Tratamiento.
2. Definiciones:
Con el fin de dar claridad sobre el tema desarrollado en la presente, se entiende por:
- Aviso de privacidad: Comunicación escrita generada por la Responsable del Tratamiento, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la(s) Política(s) de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Base(s) de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Dato(s) personal(es): Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
- Encargado(s) del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de la Responsable del Tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: Persona jurídica privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos, en este caso es Ecuánime S.A.S.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3. Alcance:
La Política de Tratamiento aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte del Responsable del Tratamiento, por lo cual en cada una individualmente considerada se entiende que este es el responsable del tratamiento de datos personales de las mismas.
4. Identificación de la Responsable del Tratamiento:
ECUÁNIME S.A.S.
Nit. 901.384.903-1
Dirección: Cra. 13 # 93-35 OV-426, en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia.
Celular: (+57)3052627229
Correo Electrónico: [email protected]
5. Tratamiento y Finalidad:
La Responsable del Tratamiento recolecta datos personales en la medida en que estos son necesarios para: (i) el cumplimiento de las obligaciones precontractuales, contractuales y post contractuales adquiridas con el Titular, de acuerdo con su vínculo contractual; (i) procurar el normal desarrollo de sus actividades comerciales,y (iii) el cumplimiento de sus obligaciones tributarias o fiscales.
Los datos pueden ser recolectados a través de terceros tales como aliados comerciales, proveedores, entidades financieras, entre otros. En todos los casos en que sea necesario, la Responsable del Tratamiento celebrará los acuerdos de transmisión y/o comerciales y el tratamiento que se da a los datos respetará las finalidades informadas en la Política de Tratamiento y en el respectivo Aviso de Privacidad.
Con el fin de mantener actualizada la información que reposa en sus Bases de Datos, la Responsable del Tratamiento puede consultar, complementar y actualizar datos personales, a través de bases de datos manejadas por operadores, debidamente autorizados en Colombia.
Los datos personales de clientes, proveedores, potenciales clientes o empleados, son recolectados, almacenados, usados, transmitidos, compartidos, o procesados, en general, para la gestión integral de los contratos celebrados entre la Responsable del Tratamiento y sus clientes, proveedores o empleados, para la elaboración de los estudios técnico-actuariales, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias de mercado; para comunicar o enviar información sobre los contratos celebrados con la Responsable del Tratamiento, promociones , campañas y eventos a cargo del Responsable del Tratamiento o alguno de sus aliados.
Adicional a ello, la Responsable del Tratamiento puede realizar tratamientos diferentes a los enunciados anteriormente, previa autorización del Titular, otorgada directamente o a través de terceros facultados para el efecto.
6. Tratamiento de Datos Sensibles:
La Responsable del Tratamiento no requiere recopilar ni solicitará datos sensibles a clientes, proveedores, potenciales clientes o empleados, en todo caso, el titular de los datos estará totalmente facultado a decidir si suministra información de ese tipo.
7. Obligaciones del Responsable del Tratamiento:
La Responsable del Tratamiento, reconoce la titularidad que ostentan las personas naturales de los datos personales y en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el Titular o por las normas vigentes. Dado lo anterior, en el tratamiento y protección de datos personales, tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular para el tratamiento de datos personales.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al(los) Encargado(s) del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
- Exigir al(los) Encargado(s) del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la presente Política de Tratamiento y la ley.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
- Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
- Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se esté autorizado el tratamiento de sus datos.
- Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.
- Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
- Usar los datos personales del Titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre debidamente facultada y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
8. Deberes del(los) Encargado(s) del Tratamiento:
Sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad, deben:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
- Actualizar la información reportada por la Responsable del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
- Tramitar las consultas y los reclamos formulados por el Titular en los términos señalados en la ley.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte del Titular.
- Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.
- Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. Derechos del Titular:
Sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad, deben:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Responsable del Tratamiento o Encargado(s) del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
- Ser informado por la Responsable del Tratamiento o el(los) Encargado(s) del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le han dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento la Responsable del Tratamiento o el(los) Encargado(s) del Tratamiento han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución. De conformidad con el Art. 9 del Decreto 1377 de 2013, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular del dato personal tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- Solicitar la revocatoria de la autorización y/o supresión del dato a la Responsable del Tratamiento o Encargado(s) del Tratamiento, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y el numeral 13 de la presente. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Si vencido el término legal respectivo, la Responsable del Tratamiento o Encargado(s) del Tratamiento, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. El Titular o sus causahabientes podrán consultar de forma gratuita sus datos personales, (i) al menos una vez cada mes calendario y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de la Política de Tratamiento que motiven nuevas consultas, entendiéndose por sustancial cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento. Lo anterior, previa solicitud al correo electrónico: [email protected].
10. Legitimación para el ejercicio de los derechos del titular:
Los Derechos del Titular podrán ser ejercidos por:
- El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
- Sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
- El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Por estipulación a favor de otro o para otro.
- Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
11. Personas legitimadas para acceder a la información del titular:
- El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la Responsable del Tratamiento.
- Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
- El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Terceros autorizados por el Titular o por la ley.
12. Legitimación para el ejercicio del Derecho de Habeas Data:
El Derecho de Habeas Data podrá ser ejercidos por:
- El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la Responsable del Tratamiento.
- Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
- El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
13. Procedimiento para el ejercicio del Derecho de Habeas Data:
Para el ejercicio del derecho fundamental de habeas data, el Titular del dato personal o quien demuestre un interés legítimo conforme a lo señalado en la normatividad colombiana vigente, podrá hacerlo mediante comunicación escrita a la Responsable del Tratamiento a través del correo electrónico: [email protected] identificando la calidad en que actúa.
- Consultas de Información personal del Titular: La Responsable del Tratamiento atenderá la solicitud en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Reclamos: La solicitud se debe dirigir a la Responsable del Tratamiento o al(los) Encargado(s) del Tratamiento, identificando al Titular, describiendo los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
- La Responsable del Tratamiento dará respuesta en el término legal de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, el cual podrá ser prorrogado por ocho (8) días adicionales, previa comunicación a quien ha ejercido este derecho.
14. Vigencia Base(s) de Datos:
Teniendo en cuanta que la presente es general, la vigencia de cada base de datos se ceñirá a los términos de ley.
15. Vigencia Política de Tratamiento:
La presente Política de Tratamiento de Datos rige a partir del 21 de agosto de 2020. Ultima actualización 02 de abril de 2024.